财务档案软件

项目背景

系统应用之前，晋城移动公司财务档案完全使用手工管理，确定使用软件系统后，系统造型有两种方案，第一是选用价格较低的通用档案管理系统，第二是选择定制开发。通用软件系统存在以下弊端：

1、通用档案管理系统大都功能繁多，有很大比例的功能用不上，而适合自身管理模式特定的功能又没有，这样会造成不能满足工作需要。

2、因为单位财务档案管理人员非专职档案管理，如果拿公司已有工作模式适应通用软件，需要改变原来工作方法或流程去适应软件，会浪费工作时间。

2015年思及达针对中国移动晋城分公司及行业需求，通过了解档案管理基本流程后（包含公共信息、建档审核、归档、档案入库、档案快速查询、档案借阅归还、档案资料利用等），为其量身打造了《山西移动晋城分公司财务档案管理系统》。

项目亮点

1、财务档案管理系统定制化服务

根据晋城移动公司的业务要求进行定制化服务，系统使用功能随着业务变化可以进行优化或增改。

2、不同载体形式的档案信息得到转化

根据不同的载体，可以将电子凭证、文档、照片等各种形式的财务档案信息进数字化转换，再现其他载体的真实内容，以及加强统一管理、方便应用。

3、尤其适用于具有多业务网点的财务凭证管理

业务网点多，各网点每日大量财务凭证要求各自整理、统一编号、集中保管、长期保存。使用网财务档案管理系统大大提高了管理效率和工作规范性。

系统流程及成果

1、建档、审核（档案所属部门）

电子档案数据库以盒为主记录，以盒内多册档案为子记录保存；

系统主记录有档案编号、类别、部门、年、月、序号、存放期限、建档人、建档时间、审核人、审核时间、归档提交人、接收人、归档时间、仓库接收人、入库时间、备注、存放仓库及档案柜的内位置信息。

2、档案归档、利用、查询

由档案库房人员完成电子接收、确认并入柜；

按档案分类、所属部门、年、月、册内说明或全文检索综合条件进行查询，定位满足条件的档案所在库、柜位置及盒、册、编号；

并实时记录每册档案借阅时间和借阅人员信息，重要档案要求具有申请、批准人员同意后才能翻阅，并存有翻阅时间。

3、档案统计、利用

对公司档案按种类、部门、年度进行各种实时统计，并自动汇总成表；

对借阅档案频度、种类、时间及部门、人员进行实时统计，实现随时查看。

项目价值

1、财务档案工作自动化

多网点、多岗位会计人员可以协同完成财务档案建档、归档、转交和入库工作，大大减轻财务档案管理工作量。

2、财务档案工作信息化

财务档案属公司长期或永久性保存资料，实现财务档案电子化可大大提升档案资料的使用效果及价值。

3、财务档案工作规范化

随着无纸化办公和电子文档的运用，财务电子档案与纸质档案共同组成完整的档案信息库，为财务信息体系的完善创造条件。